實操:企業做好裁員工作的10個前提

發布時間:2020-04-14

文 | 洪桂彬 匯業律師事務所 合伙人

近期,“裁員、減薪”已是一個熱門話題,眾多企業應總部要求或自身要求,出于各式原因開始實施成本削減計劃,著手實施小范圍或大批量的裁員。但是要順利實現減員目標、在控制成本的同時最大程度降低爭議和風險并不是一件易事。筆者結合自身經驗,梳理出若干事項,以期對于企業執行減員實操有所助益。

一、 充分論證人員裁減的必要性

為什么裁員?不僅是勞動者普遍關心的問題,更是管理者需要精準掌握的問題。企業HR和管理者只有深入了解公司的財務狀況、經營現狀、業務形態及發展趨勢、組織架構等,才能找到最好的與員工的溝通角度。

在必要的時候,公司可以事先推進一些經營決策以滿足人員裁減必要性原則,如停止經營某些業務、解散部門、撤銷或精簡崗位等。需要注意的是,有些公司組織架構跨越多個法律實體,公司的經營決策仍應當按照合同相對性原則符合對應公司章程的規定。

二、 精確掌握員工的基本信息

員工,作為裁減的對象,其工作年限、合同到期情況、工資標準、未結算年假/加班、過往績效表現等,不僅直接影響員工的經濟利益和簽約可能性,更直接關乎企業成本預算。在裁員面談時,員工如提出能否測算一下我的補償金是多少?我工資單上寫的2002年入職,為什么你們算我是2005年入職?如面談者不能提前準備、沉著應對,則可能直接導致面談簽約失敗。

員工的基本情況常包括:入職日期、工作年限(尤其注意員工是否存在勞務派遣轉直接雇傭、外單位調入、外包轉直雇、公司并購等情形)、工作職位、工作地點(涉及各地社會平均工資差異)、社保繳費地(失業金的領?。?、勞動合同次數和期限、最近兩年的績效評估結果、紀律處罰記錄、培訓服務期約定、競業限制約定、特殊待遇約定、剩余調休、剩余年假、報銷、股權激勵計劃、獎金計劃、是否處于病假醫療期、是否曾發生工傷、是否系職業危害崗位、是否為工會委員、離職前12個月平均工資、離職前12個月平均工資(剔除加班費)等信息和數據。

企業只有精準無誤的掌握員工情況,方可能精確測算成本,預測潛在爭議,提前做好預案。

三、 評估歷史債務,提前制定預案

由于勞動合同是繼續性合同之一種,勞動者與用人單位建立勞動關系后會持續產生各類權利義務關系,不僅包括工資和獎金,還涉及各類法定福利和約定福利,如社會保險和住房公積金,有些還涉及股票期權等。如果企業在成立以后未能完全履行各類法定或約定義務,如未能依法繳納社會保險費和住房公積金,則在公司實施人員裁減時可能遭遇裁減對象要求補繳,如果企業未能提前評估相應債務,待員工提出后才措手不及,將極大的影響企業裁減的速率。

從應對角度,企業需要梳理出員工的身份類型、建立勞動關系的主體及變動情況、當地政府部門對于社保追繳時效的理解,作出準確判斷和預案。

四、 根據企業實際狀況精選解除路徑

究竟以何種方式來推動人員裁減,涉及企業實操時不同的法律要求和成本。潛在的解除路徑包括:

需要注意的是,企業不僅要關注相關解除勞動合同的實體條件,更要關注相關的程序要求和解雇保護限制以評估可行性。以前述經濟性裁員為例,公司需滿足企業經營發生嚴重困難的情況,同時在程序上還需要滿足提前30日向說明情況、履行民主程序和向勞動行政部門報告的程序。通常政府報告時需提供下列材料:

如上表所示,如果企業沒有成立工會組織或者推選職工代表不可控、有困難,則勢必難以選擇該種解除路徑。

五、 合理制定補償方案

盡管國家對于法定經濟補償金有明確的計算標準,但企業如何量身定制自己的補償方案則直接關乎人員裁減的成敗。好的補償方案可以更快的實現裁減目標,相反也可能導致爭議頻發。通常補償方案可以結合一下因素確定:

1.公司或關聯公司過往執行類似項目執行的補償方案如N+2(傾向于遵循先例);

2.同行業企業執行的補償方案;

3.在公司不具備單方解除條件時,適度提高補償標準降低風險;

4.設置簽約獎勵等加速員工簽約;

5.嚴格執行補償標準遞減原則。

需要注意的是,補償方案必須明確具體,如N+1中的“N”,其月工資是否包括加班費、車貼飯貼、高溫費等;如“+1”的“1”是基本工資還是所有計稅工資,是否包括崗位津貼、出差補貼、績效獎金等。企業必須結合不同員工的實際履行的工資結構作出精準的廓清,以避免需要事后討論和解釋。此外,企業在制定補償方案的同時,需要明確一些高頻的費用支付場景,如年休假的折算、年終獎的有無和計算方式等。

六、 提前準備Plan B

考慮到員工期望值各有不同,企業實施人員裁減不免會遭遇個別員工抵制或遲遲不肯簽約的情況,此時人員裁減方案的替代措施必須提上議事日程,而非放任拒絕協商的員工繼續履行勞動合同。常見的替代方案包括:

如企業在執行人員裁減的同時或先行執行停工放假,降低員工的心理預期,事后或同時再宣布人員安置方案,則往往能夠迅速增加簽約率。

七、 人員裁減方案必須充分履行內外部溝通

無論是個別協商還是批量安置,人員裁減方案通常需要在內部與管理層、部門經理、公司工會、員工代表等進行充分的溝通,解釋裁減的必要性、公司的方案和具體簽約安排,做到公開透明。實踐表明,越是“藏著掖著”越容易出亂子,越公開透明,越容易迅速執行。

除了按照法定要求履行民主程序,利用面談、會議等方式履行內部溝通,取得管理者和員工的支持和理解外,公司還需履行必要的外部溝通,比如向勞動行政部門報告公司的人員安置方案,聽取合理意見。再如為預防個別員工通過自媒體等方式散布虛假信息,企業需要制定媒體溝通計劃,適時糾正錯誤言論,維護企業聲譽。

對于一些具體細節的溝通,企業可以借助外力如咨詢外部律師。在一些重要的溝通場景,如員工安置大會,提請外部律師提供現場支持。

八、 充分發揮直線經理的紐帶和帶頭作用

很多企業認為,人員裁減是HR的工作,與部門經理無關。這是一種普遍的認知誤區,實際上最了解員工需求、訴求以及簽約可能性的仍然是其直屬上級,在直屬上級未列入裁減名單的情況下,公司HR部門需要與直屬管理者充分溝通,研究具體的溝通方案和策略,通常裁減名單也是由管理者上報并經公司審核通過,管理者必須向員工承擔起“why me”的溝通責任,而不是事不關己高高掛起。不僅一線管理者要參與溝通,公司高層管理者也必須出面溝通,如在特定場合闡明人員裁減的必要性、公司經營現狀等,只有精確設計好溝通層次才能將人員裁減中的溝通風險降到最低。

在直屬上級也列入裁減名單的情況下,公司推進人員裁減應充分考慮時間順序,如先從主管和經理人員入手,提前做好直屬上級的溝通和簽約,而后在安排下屬的簽約。如果企業沒有落實與直屬上級的簽約就冒然與下屬進行協商解除,往往事與愿違。

九、 制定嚴格的人員裁減實施時間表

任何事項的處理要化為落地行動,意味著有明確的時間表,以確保行動落到實處。如安排員工面談,則必須規劃好通知的方式、內容等,不僅面談溝通的時間、地點、人物能夠確定,而且溝通的具體內容也需要事先書面固定,如針對員工常見問題的解答口徑等。具體到每一次面談,需要準備的協議文本、補償明細、紙筆等都需要預先核對梳理。

由于人員裁減涉及眾多實操環節,只有將這些具體事項納入時間表中,并落實具體執行人選,才能確保萬無一失。

十、預防和管理員工的過激行為

近年來,企業推進人員裁減時員工出現過激行為并不少見,如2019年甲骨文關閉研發中心,大量員工在公司門口拉橫幅就是一個典型例證。員工的過激行為既可能是個別的,也可能是群體性的,行為類型包括堵門、堵路、強制滯留辦公場所、拉橫幅、張貼大字報、威脅恐嚇管理人員、威脅自殺或自殘、煽動集體罷工等。這些行為輕則導致減員計劃受阻,重則出現人身傷亡事件、危及公司經營秩序,有必要引起高度重視。

企業在內部需要通過常規渠道和非正式組織充分了解被裁減員工的特殊性和差異性,比如員工的家庭情況、是否曾發生工傷、是否曾發生重大疾病等,在確定裁減對象時應盡可能剔除處于“三期、工傷、重癥”等處于解雇保護范圍內的特殊群體,同時對一些性格較為極端的裁減對象,應精選具體的溝通人選。實際上,根據筆者的觀察,過激維權行為與企業簡單粗暴的管理方式不無關聯,企業需要在日常管理和人員裁減中充分履行溝通義務,過于強勢的處理方式容易激化矛盾,引發對抗行為。如員工提出過高訴求時,管理人員不記錄員工訴求不傾聽員工意見直接予以回絕等。

在具體實施時,企業需要整合內外部安保資源、申訴資源,同時向當地公安部門報備,做好裁減實施過程中的安全防護工作。

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